Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miten Koti&Onni kerää ja käsittelee henkilötietoja.

Koti&Onni on sitoutunut noudattamaan kulloinkin voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä mukaan lukien EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) ja käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

• Rekisterinpitäjä ja sen yhteystiedot

Tmi Erika Niva

Y-tunnus: 2904408-2

Ounasjoen itäpuolentie 2342

97280 Tapio

Puhelin: 0407441320

Tietosuoja-asioihin liittyviin kysymyksiin vastaa:

Erika Niva

erika.niva@kotijaonni.fi

+358 407441320

• Rekisterin nimi

Koti&Onni:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

Rekisteri sisältää Koti&Onnin nykyisten ja entisten asiakkaiden sekä toimittajien ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja. Rekisteri sisältää myös niiden henkilöiden tietoja, jotka ovat antaneet suostumuksen suoramarkkinointiin.

• Henkilötietojen käyttötarkoitus ja peruste

Koti&Onni käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

• Asiakas-, toimittaja- ja yhteistyökumppaneiden suhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen
• Tarjonnan kohdistamiseen ja analysointiin
• Palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen
• Markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin
• Maksujen valvontaan ja perintään
• Tuotteiden ja palvelujen markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi)
• Rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• Koti&Onnin ja asiakkaan, toimittajan tai yhteistyökumppanin väliseen sopimussuhteeseen
• Henkilön antamaan suostumukseen
• Koti&Onnin oikeutettuun etuun
• Koti&Onnin lakisääteisiin velvoitteisiin

• Henkilötietojen tyypit

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Asiakkaan, toimittajan ja yhteistyökumppanin perustiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asiakastunnus tai -tunnukset
• Mahdollisen käyttäjän nimi- ja osoitetiedot
• Yritysasiakkailta yrityksen yhteyshenkilön ja käyttäjien tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä tehtävä ja asema yrityksessä)
• Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
• Asiakas- ja toimittajahistoria kuten palvelumuutokset, asiakkaan yhteydenotot, tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Palvelutilanteeseen liittyvän viestinnän tallennus
• Laskutustapatieto, laskutusyhteystiedot ja muut laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Asiakkaan, toimittajan ja yhteistyökumppanin itsensä antamat tai muutoin asiakkaan suostumuksella kerätyt lisätiedot (esim. asiakaskyselypalautteet ja asiakkaan mielenkiinnon kohteet)
• Rekisterin sisältämistä tiedoista koostetut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta relevantit asiakasta koskevat tiedot

• Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään mm. tilausten, tarjouspyyntöjen, sopimusten tekemisen, tapaamisten ja muiden kontaktien yhteydessä sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan rekisteröityessä  verkkokauppaan. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. kilpailujen, arvontojen ja puhelinmyynnin yhteydessä.

Suoramarkkinoinnissa ja -kyselyissä informoimme lähteen, josta henkilötieto on saatu.

• Henkilötietojen säilytys

Asiakassuhteen päätyttyä asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeellista.

Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen joitakin tietoja voidaan joutua säilyttämään asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Esimerkiksi kirjanpitolaki (1336/1997) edellyttää Koti&Onnia säilyttämään joitakin henkilötietoja osana laskutusaineistoa kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy.

• Tietojen luovutukset ja siirrot

Koti&Onni ei luovuta myy, vaihda tai siirrä henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille tai muille tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja.

Koti&Onnin ulkopuoliset palveluntarjoavat voivat käsitellä henkilötietoja Koti&Onnin puolesta kuten verkkosivuston ylläpidon tai muiden vastaavien palveluiden yhteydessä. Koti&Onni varmistaa, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja että henkilötietojen käsittelijöitä sitoo asianmukainen salassapitovelvollisuus.

• Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

1. Evästeiden käyttö

Koti&Onni: n verkkosivustolla käytetään evästeitä, joiden avulla seurataan kävijäliikennettä ja kehitetään sivustoa.

Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa. Koti&Onni hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi sekä verkkosivuston käytön analysoimiseksi.

Käyttäjä voi tyhjentää ja estää evästeet käyttämänsä laitteen selaimen asetuksista. Evästeiden estäminen saattaa kuitenkin rajoittaa verkkosivuston toimivuutta.

1. Tietojen suojaaminen

Sähköisesti tallennetut tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on vain Koti&Onni:n palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille henkilöille. Koti&Onni: n henkilöstöllä ja sen kanssa yhteistyössä toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakastietoihin.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädäntö takaa rekisteröidyllä seuraavat oikeudet:

• Oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja
• Oikeus vaatia rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto oikaistavaksi, poistettavaksi tai täydennettäväksi
• Oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön
• Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle
• Oikeus kieltää henkilötietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin
• Oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos se katsoo, ettei rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kaikki edellä kuvatut oikeudet voidaan toteuttaa lähettämällä pyyntö tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.

Koti&Onni voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Koti&Onni  voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

1. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Koti&Onni pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Koti&Onni suosittelee rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 1.10.2022.

Koti&Onni                    Y-tunnus:                      Puhelin:            Sähköposti:

Ounasjoen itäpuolentie         2904408-2             0407441320      erika.niva@kotijaonni.fi

2342                              FI29044082         

97280 TAPIO